2026 yılında işletmelerin resmi yazışmalarını dijital ortamda güvenli bir şekilde yönetmeleri artık yalnızca bir kolaylık değil aynı zamanda bir zorunluluk hâline geldi. Bu noktada KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ve e-Tebligat sistemleri, hem şirketler hem de bireysel kullanıcılar için hukuki geçerliliğe sahip iletişim süreçlerinin temel araçları olarak öne çıkıyor. Bu rehber niteliğindeki yazı, 2026 yılı itibarıyla KEP ve e-Tebligat başvurusu nasıl yapılacağını, hangi belgelerin gerektiğini, e-İmza entegrasyonunun nasıl çalıştığını ve başvuru adımlarının nereden tamamlanabileceğini en güncel haliyle adım adım anlatmak için hazırlandı.
e-Tebligat ve UETS Kaydı için Gereken Belgeler
e-Tebligat başvuru ve UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) kaydı yapmak için gerekli belgeleri doğru şekilde hazırlamanız, başvuru sürecinin sorunsuz ilerlemesini sağlar. Öncelikle şirket bilgilerinizi içeren güncel ticaret sicil gazetesi, vergi levhası ve imza sirküleri başvuru için temel dokümanlar arasında yer alır. Bu belgeler, başvurunun yasal doğruluğunu teyit etmek amacıyla UETS sistemi tarafından zorunlu tutulmaktadır. Ayrıca şirket yetkilisinin kimlik belgesi ve varsa vekâletname de sisteme yüklenmesi gereken evraklardandır.
KEP ile e-tebligat arasındaki fark da merak ediliyor. UETS sadece tebligat almak için oluşturulmuş bir sistemken KEP daha geniş kapsamlı bir ileti sistemi olarak tasarlanmıştır. UETS’de tebligat çıkarmaya yetkili olan kurumlar sınırlıdır, KEP ise kamu kurumu olsun olmasın herkes tarafından kullanılabilen bir sistemdir.
UETS kaydı, PTT tarafından sağlanan bir hizmet olduğundan PTT’nin sunduğu başvuru formunun doğru şekilde doldurulması ve e-imza ile onaylanması beklenir. Eğer işlem şirket adına yapılıyorsa, başvuru yapan kişinin yetki sahibi olduğuna dair resmi belgelerin ibraz edilmesi gerekir.
e-Tebligat sisteminin bir diğer gerekliliği ise aktif bir KEP adresine sahip olmaktır. Çünkü e-Tebligat gönderimleri doğrudan KEP kutusuna düşer. Dolayısıyla UETS başvurusu öncesinde KEP hesabınızın kurulmuş ve aktif hâle getirilmiş olması önemlidir.
e-İmza ile KEP Başvurusu Nasıl Yapılır? (Adım Adım Rehber)
e-İmza ile KEP başvurusu yapmak son derece kolaydır ve birkaç temel adımda tamamlanabilir. İlk olarak tercih ettiğiniz KEP sağlayıcısının web sitesine giriş yaparak başvuru bölümüne ulaşabilirsiniz. Genellikle “Yeni Başvuru”, “Kurumsal KEP Başvurusu” gibi seçenekler üzerinden ilerlemeniz gerekir. Başvuru sayfasında sizden şirket bilgileri, iletişim bilgileri ve yetkili kişi bilgileri istenir. Bu alanları doğru ve eksiksiz şekilde doldurmanız, hesabın doğru kişi üzerine tanımlanmasını sağlar.
Form doldurma işlemini tamamladıktan sonra sistem sizden gerekli belgeleri yüklemenizi ister. Bu belgeler arasında vergi levhası, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve yetki belgesi yer alır. Tüm dosyaların PDF formatında yüklenmesi önerilir. Belgeleri yükledikten sonra sıra e-imza doğrulama aşamasına gelir. e-İmza cihazınızı bilgisayarınıza bağlayarak sistemde belirtilen yönergeleri takip eder ve formu e-imza ile onaylayabilirsiniz. Bu onay, başvurunun hukuken geçerli olmasını sağlar.
Başvuruyu onayladıktan sonra KEP sağlayıcısı başvurunuzu incelemeye alır. Bu süreç genellikle aynı gün içinde tamamlanır. Eğer belgelerde bir eksiklik yoksa KEP adresiniz aktif edilir ve size e-posta yoluyla bilgilendirme yapılır. KEP adresiniz aktif olduktan sonra giriş paneline erişebilir, gelen kutusu, gönderilenler ve sistem ayarları gibi bölümleri yapılandırabilirsiniz.
Şirketler için e-Tebligat Aktivasyonu: Süreç ve Onay Aşamaları
Şirketler için e-Tebligat aktivasyonu, KEP hesabı açıldıktan sonra tamamlanması gereken kritik bir adımdır. Aktivasyonun amacı, kamu kurumlarından gönderilen resmi tebligatların elektronik ortamda güvenli bir şekilde şirkete ulaşmasını sağlamaktır. Bu süreçte ilk adım, UETS sistemine giriş yaparak şirket adına bir hesap oluşturmak ve gerekli belgeleri doğrulamaktır.
Aktivasyon süreci sırasında şirket bilgileri, MERSİS numarası, şube bilgileri ve yetkili kişi bilgileri sisteme işlenir. Bu aşamada özellikle yetkili kişinin doğru tanımlanması büyük önem taşır. Çünkü e-Tebligat bildirimleri ve onay süreçleri bu kişi üzerinden yürütülür. Belgelerin sisteme eklenmesi ve e-imza ile onaylanması işlemlerinden sonra başvurunuz incelenmeye alınır. Başvurunun onaylanması genellikle 1–2 iş günü içerisinde gerçekleşir.
Aktivasyon tamamlandıktan sonra şirkete gelen e-Tebligatlar doğrudan KEP kutusuna düşmeye başlar. Bu nedenle KEP hesabındaki bildirim ayarlarının doğru yapılandırılması gerekir. Özellikle SMS ve e-posta bildirimlerinin açılması, kritik tebligatları kaçırmamanız için oldukça önemlidir. Ayrıca KEP kutusunun belirli aralıklarla kontrol edilmesi ve gelen tebligatların zamanında işlenmesi yasal sorumluluk açısından zorunludur.
Şirketler, aktivasyon sonrasında yetkili kişileri güncelleme veya ekleme işlemleri de yapabilir. Bu düzenlemeler UETS paneli üzerinden hızlıca yapılabilir. Süreç doğru yönetildiğinde, şirketiniz hem resmi bildirimleri güvenli bir şekilde alabilir hem de yasal süreleri kaçırmaktan kaynaklanan cezaların önüne geçebilirsiniz. Bu nedenle aktivasyonun sadece kurulum değil, düzenli yönetim gerektiren bir süreç olduğunu unutmamalısınız.
KEP Kullanım Alanları ve Hukuki Geçerlilik Yapısı
İşletmeler, bireyler ve kurumlar KEP üzerinden yaptıkları tüm gönderimleri mahkemelerde delil olarak kullanabilir. Bu durum, KEP’in ticari hayatın vazgeçilmez bir unsuru hâline gelmesini sağlar.
KEP’in kullanım alanları oldukça geniştir. Şirketler; sözleşme gönderimleri, ihtar bildirimleri, iş sözleşmesi fesihleri, ödeme hatırlatmaları, resmi yazışmalar, fatura bildirimleri ve proje teslim onayları gibi pek çok işlemi KEP üzerinden gerçekleştirebilir.
KEP aynı zamanda işletme içi süreçleri de düzenler. Departmanlar arası resmi iletişim, karar bildirimi veya talimat gönderimleri KEP üzerinden yapılabilir. Böylece sözlü iletişim veya standart e-postalar nedeniyle yaşanabilecek “ileti kayboldu”, “görmedim”, “ulaşmadı” gibi sorunların önüne geçebilirsiniz.
Hukuki geçerlilik açısından KEP, noter gönderimiyle aynı değere sahiptir. Bu nedenle birçok işletme maliyet avantajı ve hız nedeniyle KEP sistemini tercih eder. Kâğıt kullanımının azalması hem çevresel fayda sağlar hem de süreçleri daha düzenli hâle getirir. Ayrıca KEP ile yapılan tüm gönderimler uzun yıllar boyunca güvenli şekilde saklanır.
KEP – e-Tebligat Entegrasyonu Nasıl Yapılır?
KEP ve elektronik tebligat sistemlerinin entegrasyonu, resmi tebligatların doğrudan KEP kutunuza düşmesini sağlayan temel süreçtir. Bu entegrasyon sayesinde şirketiniz tüm tebligatları tek bir dijital kanaldan yönetebilir ve yasal süreleri eksiksiz takip edebilir.
Entegrasyonun ilk adımı, aktif bir KEP adresine sahip olmaktır. KEP adresinizi kurduktan sonra UETS platformuna giriş yaparak şirket bilgilerinizle hesap oluşturabilirsiniz. UETS başvurusu sırasında sistem sizden KEP adresinizi ister ve bu adres üzerinden doğrulama yapılır. Başvuruyu e-imza ile onayladıktan sonra entegrasyon resmi olarak tamamlanır.
Sonrasında PTT tarafından atanan bir e-Tebligat numarası oluşturulur. Bu numara, şirketinizin resmî elektronik tebligat adresini temsil eder. Tüm tebligatlar otomatik olarak bu numara üzerinden KEP kutunuza yönlendirilir. Bu aşamadan sonra manuel bir işlem yapmanıza gerek yoktur; sistem otomatik olarak çalışır.
Entegrasyonun doğru şekilde çalışıp çalışmadığını test etmek için kontrol mesajı gönderilmesi önerilir. KEP sağlayıcınızın panelinde yer alan test araçlarını kullanarak ilk mesaj kaydının sisteme düşüp düşmediğini doğrulayabilirsiniz. Ayrıca entegrasyon sonrası bildirim ayarlarınızı düzenleyerek e-posta ve SMS uyarılarını aktif hâle getirebilirsiniz.
Kurulum Sonrası İlk Ayda Yapılması Gereken Kontroller
KEP ve e-Tebligat sisteminizi kurduktan sonraki ilk ay, süreçlerin düzgün çalıştığından emin olmak için oldukça kritiktir. Bu dönemde birkaç temel kontrol yaparak hem yasal bildirimleri doğru şekilde yönetebilir hem de sistemin sorunsuz çalışmasını sağlayabilirsiniz.
İlk olarak KEP kutunuzu düzenli olarak kontrol etmeye başlamalısınız. Günlük veya haftalık kontrol rutini oluşturmak, olası tebligatları kaçırmamanıza yardımcı olur. Ayrıca bildirim ayarlarınızın doğru yapılandırıldığından emin olun. SMS ve e-posta bildirimlerinin açık olması, yeni bir tebligat geldiğinde anında haberdar olmanızı sağlar.
İkinci olarak entegrasyon testlerini yapabilirsiniz. UETS ve KEP sistemleri arasında veri akışının doğru şekilde çalıştığını doğrulamak için test mesajları gönderebilir veya sistem panelindeki log kayıtlarını inceleyebilirsiniz. Bu adım, özellikle kurulum sonrası teknik aksaklık riskini ortadan kaldırır.
Üçüncü olarak şirket içi kullanıcı erişimlerini kontrol etmelisiniz. KEP ve e-Tebligat süreçlerinden sorumlu kişilerin doğru tanımlandığından ve yetki seviyelerinin uygun şekilde ayarlandığından emin olun. Gerektiğinde yeni kullanıcı ekleyebilir veya yetki sınırlaması yapabilirsiniz.
