Başlangıçta zorunlu nedenlerle sanal ofis kullanımına geçen şirketler ya da bağımsız profesyoneller, mobil çalışma özgürlüğü ve ekonomik kâr avantajını deneyimledikten sonra gönüllü olarak sistemde kalmayı tercih etmiştir. Yeni şirket kurarken başlangıç seviyesinde fiziksel bir yere ihtiyacınız olmayabilir ancak yine de yasal adres göstermeniz gerekir. Farklı meslek gruplarının çeşitli faaliyetleri için ihtiyacı olan resmi adresi düşük maliyetle sağlayan sanal ofisler, avantajlı ek paketleriyle önümüzdeki çağda iş dünyasının en önemli dinamosu olarak değerlendirilebilir.

Şirket kurma işlemlerini kolaştıran yeni nesil sanal ofislerde tahmin ettiğinizden daha yüksek hizmetler alabilir, işinizi büyüttükçe farklı versiyonlara hızlıca geçiş yapabilirsiniz. Fiziksel yer için yapacağınız masrafı minimize eder, gerektiği zaman kademeli olarak ortak ofis veya hazır ofis seçeneklerini tercih edebilirsiniz. Sanal ofis sizi tamamen yalnız bırakmaz; toplantı ya da sunum ihtiyacınız olduğunda geniş servis içerikleriyle faydalanabileceğiniz çeşitli imkânlara zemin hazırlar.

Bunun için kapsamlı hizmet veren firmaları tercih etmeniz çok önemlidir. Hangi aşamada genişlemeye karar vereceğinizi önceden tahmin etmek zordur ve iş dünyası her zaman büyük sürprizlere gebedir. Her türlü ihtimale karşı hazırlıklı olmanız için sizi her türlü şartta destekleyebilen, ihtiyaçlarınıza göre genişlemeye ya da küçülmeye olanak tanıyan firmalarla çalışmanız yararınıza olacaktır. Birlikte çalıştığınız firmanın teknik ve teorik olarak işinizi beslemesi de önemlidir. Kalabalık toplantıları organize edebileceğiniz, yüksek görüntü ve bağlantı teknolojisiyle kesintisiz sunum yapabileceğiniz imkanları olan firmalardan sanal ofis kiralamanızı tavsiye ederiz.

Sanal ofis kiralamak isteyenler için sözleşme ile ilgili bilinmesi gerekenleri bu yazıda derledik. Levent Ofis’te tüm bunları ve daha fazlasını bulacağınızı vadederek detaylı görüşme için bizi arayabilirsiniz.

Sanal Ofis Hizmetlerine Neler Dahildir?

Yurtdışında 20 yılı aşkın bir süredir uygulanan hibrit çalışma modeli, işgücü üzerindeki verimli sonuçları yanında uzak lokasyonlarda ofis açma imkanı tanıdığı için köklü firmalar tarafından da tercih ediliyor. Fiziksel bir ofis ile sanal ofis kira bedellerini karşılaştırdığınız zaman maliyetlerin neredeyse %80 oranında düştüğünü görebilirsiniz. Girişimcilere finansal kolaylık sağlayan sistem sayesinde büyük şirketler de önemli oranlarda kâr ediyor. Peki bu kârı realize edebilmeniz için nasıl bir strateji izlemeniz gerekir?

• Ülkenin neresinde olursanız olun, hatta yurtdışında dahi olsanız İstanbul’da bir merkez ya da şube ofis açmanız prestijiniz açısından önemli bir artıdır. Fiziksel ofis ve ofis içi idari yönetim için personel istihdamına ayırmanız gereken bütçeyi işinizi büyütmeye ayırmalı, bunun yerine sanal bir ofis kiralayarak zamandan ve efordan kazanmalısınız.
  İş telefonu olarak yeni bir hat çektirmekle ve faturayla uğraşmak meşakkatlidir.
• Sanal ofiste müşteri temsilcisi biriminden destek alarak çağrılarınızın yanıtlanmasını, acil durumlarda ivedilikle bilgi verilmesini isteyebilirsiniz. Faks iletileri kullanıyorsanız gelen ve giden faksların yönetimi için talepte bulunabilirsiniz.
• Kargo ve posta hizmetlerinde teslimat ya da gönderi görevi için sanal ofise yetki verebilirsiniz.
  Önemli ve acil toplantılarınız için yer talep edebilir, tam donanımlı teçhizat ve ikram servisiyle etkinlik organize edebilirsiniz.
• Levent Ofis’e özel Network grubuna katılabilir, ağdaki şirketlerle işbirliği yapabilirsiniz.
• Hazır ya da ortak kullanımlı ofis kullanmanız gerektiğinde fiber hızlı internet bağlantısından kesintisiz erişim sağlayabilirsiniz.
• Ofislerimizde çalışırken kendiniz ve misafirleriniz için sunduğumuz sıcak içecek ya da ikramlıkları tüketebilirsiniz.
  İşinize ve çalışma şeklinize göre farklı ihtiyaçlarınızı bizimle paylaşabilir, istediğiniz servisleri esnek paketlerle hizmet dahiline alabilirsiniz.

Sanal Ofis Kiralama Prosedürü Nasıl İşler?

Kira sözleşmesi yeni şirketinizin kuruluş işlemleri için lazım olan en önemli belgelerden biridir. Sanal ofis kiralamada öncelikli amacınız yasal adres edinmektir. Adresinizin yasal olabilmesi için de mevzuata uygun şekilde sözleşme yapmanız gerekir. Türk Ticaret Kanunu’na göre vergi dairesine tebligat adresi olarak gösterdiğiniz yer görevlilerce ziyaret edilerek teyit edilir. Sanal ofis kiraladığınız zaman, firmanızın sunduğu hizmetleri eksiksiz olarak alacağınızdan emin olmak için karşılıklı olarak resmi prosedürleri yerine getirmelisiniz.

Tıpkı fiziksel işyeri kiralama gibi sanal ofis için de kira sözleşmesi yapılarak haklarınız yine karşılıklı şekilde güvence altına alınır. Normal anlaşmalarda sözleşmeler standarta göre hazırlanır. Fazladan almak istediğiniz hizmetler varsa paketler esnetilerek size özel şekilde ayarlanır. Genel içeriğinde yararlanacağınız hizmetler ve ücretlendirmeler belirtilir. Sonradan sürpriz ödemelerle karşılaşmamak için her şeyi önceden plânlamak yararınıza olacaktır.

Sanal Ofis İçin Stopaj Vergisi Geçerli Mi?

Fiziksel adresler için kiralanan geleneksel işyeri modelinde, kiralanan mülk için brüt kira değeri üzerinden belirli bir kesinti yapılır. Ülkemizde geçerli olan Gelir Vergisi Kanunu’nda net kira değeri 1.25’le çarpılır ve bu rakam brüt değer olarak kabul edilir. Brüt değerin %20’si hesaplanarak ‘Stopaj Vergisi’ adında kiracıdan talep edilir. Vergi Dairesi’ne ödenmesi gereken stopaj vergisi aksatılırsa, mal sahibinin kiracıyı tahliye hakkı doğar.

Sanal ofis kira stopajı ödemesinden muaftır. Levent Ofis tarafından K.D.V. dahil kesilen faturanızı gider kaleminde göstererek vergiden düşebilir, stopaj tipi formalitelerle uğraşmazsınız. Mevcut bir şirketi taşıyor ya da şube açıyorsanız, sanal ofis adresi neredeyse o bölgenin vergi dairesine tabi olacağınız için sadece daireniz değişir, vergi numaranız aynı kalır. Vergi memurlarının adres teyidi ortalama 10 iş günü içerisinde gerçekleşir.

Teyit için gelen memurlar imza sirküleri, vergi levhası, çalışan varsa SGK dökümleri, kimlik belgesi gibi evrakları da görmek isteyecektir. Vekalet verdiğiniz mali müşavir ya da muhasebeciniz o anda adreste bulunmak durumundadır. Kapanış istediğiniz takdirde bağlı bulunduğunuz vergi dairesine dilekçe vermeniz yeterlidir. Vergi memurları kapanışta da adres teyidi için sanal ofise gelirler. Yeni bir şirket kuruyorsanız gerekli olan evraklar ve işlemler hakkında profesyonel ekiplerimizden yönlendirme isteyebilir, işlerin sizin adınıza yürütülmesini talep edebilirsiniz.

Sanal Ofis Sözleşmesinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Bugün dünyadaki birçok ülkede sanal ofis kiralama hizmetleri yasaldır. Kanunlar ve yaptırımlar ülkeden ülkeye değişiklik gösterir. Türkiye’den farklı bir ülkede sanal ofis kiralamak istiyorsanız, ilgili ülkenin yasal mevzuatlarını mutlaka incelemeniz önerilir. Levent Ofis, ülke içindeki kanunlara hakimdir ve sözleşme maddelerini tamamen yasal çerçevede hazırlar. Hangi firmayla anlaşırsanız anlaşın, imzadan önce sanal ofis kira sözleşmesi örneği talep ederek dikkatli şekilde incelemeniz tavsiye edilir.

En uygun fiyatlarla hizmet almayı umut ederken yetersiz servislerle başınız ağrıyabilir. Dijital çağda etkili iş yönetiminin anahtarlarından biri olan sanal ofis sistemi proje bazlı çalışmalarınızı destekliyor olmalıdır. E-ticaret tipi girişimlerin arttığı yeni dönemde faaliyetlere uygun bir yer bulmak iş akışı için çok önemlidir. Stoksuz e-ticaret faaliyetlerinde yasal adres için en iyi çözüm olan sanal ofis, bazı durumlarda aktif olarak çalışacağınız uygun ortamı sağlamalıdır. Müşterilerinizle toplantı ve sunum etkinliklerinizi rahatça yapabileceğiniz, sessiz ve güvenli ortamlara ihtiyacınız olacaktır. Ani gelişen taleplere hızlı yanıt verecek kapasiteye sahip olan firmalarla yarı yolda kalmadan ilerleyebilirsiniz.

Çözüm ortağı olarak Levent Ofis’i seçebilir, başvurduğunuz andan itibaren sözleşme detayları için uzmanlarımızdan destek alabilirsiniz.