Sanal ofis hizmeti nedir sorusu, özellikle yeni bir girişim başlatmak isteyenlerin veya fiziki ofise gereksinim duymayanların sıkça merak ettiği konular arasında yer alır. Geleneksel ofis kiralama sürecine girmeden, prestijli bir adrese sahip olmak isteyenler için son derece ilgi çekici bir alternatif sayılır.

Şehir merkezinde veya iş dünyasında bilinen bir lokasyonda gösterilen bir adres, işinizin ilk izleniminde etkili bir rol oynar. Bu sayede şirketinizi kayıt ettireceğiz bir adresiniz olmakla beraber posta ve kargo gibi temel gereksinimleri karşılayabilecek bir sistem oluşur. Bazı kişiler için sanal ofis, sadece adres göstermekten ibaret gibi görünse de söz konusu hizmetin sunduğu yapı bundan çok daha fazlasını içerir.

Girişimciler, ofis mobilyaları, elektrik, su veya aidat gibi kalemlere bütçe ayırmak zorunda kalmaz. Üstelik fiziksel olarak bir ofise bağlı olmadan işlerini sürdürebilirler. Zaman ve mekan sınırlaması olmadan çalışmak isteyenler için bu yaklaşım özgürlük alanı yaratır. Dilediğiniz yerden bağlantı kurarak işinizi büyütebilir, çağrılarınızı yanıtlatabilir, resmi yazışmalarınızı takip edebilirsiniz. Sanal ofis hizmetini merak eden biri için söz konusu sistemin zamandan tasarruf ettirdiğini ve iş yaşamına esneklik kattığını belirtmek gerekir.

Sanal Ofis Hizmeti Kimler için Uygundur?

Sanal ofis hizmeti çalışma şeklini özgünleştirmek isteyen kişiler için ilgi çeken bir seçenektir. Özellikle kurumsal bir adrese gereksinim duyan, fakat fiziksel bir ofiste bulunmak istemeyen girişimciler söz konusu sisteme yönelir. Serbest çalışanlar, danışmanlık işi yapanlar veya uzaktan yürütülebilen bir iş modeline sahip olanlar için söz konusu yapı son derece elverişli bir zemine sahiptir.

Her gün işe gitmek durumunda kalmadan iş takibini sürdürebilen kişiler, zamandan tasarruf ettikleri gibi gider kalemlerini de azaltır. Yeni kurulan küçük ölçekli şirketler veya henüz belli bir müşteri kitlesine erişememiş markalar için de söz konusu sistem oldukça etkileyici bir başlangıç noktası haline gelir. Henüz fiziki ofise yatırım yapacak bir bütçeniz yoksa veya bu yükün altına girmek istemiyorsanız bu sistem sayesinde işinizi yürütmeye devam edebilirsiniz.

Adres göstermek gereken resmi işlemlerde veya kargo takibi gibi konularda da söz konusu hizmet devreye girer. Bazı yaratıcı meslek grupları da masa başında çalışmak zorunda kalmadan üretim yapmayı tercih eder. Fotoğrafçılar, tasarımcılar veya içerik üreticileri diledikleri yerden çalışarak daha verimli bir süreç yaratır. Sanal ofis hizmeti, söz konusu kişiler için esnek bir alan açar. Siz de sabit bir ofise bağlı kalmadan profesyonel bir iş adresine sahip olmak istiyorsanız sanal ofis hizmeti tam da aradığınız çalışma modelini oluşturabilir.

Sanal Ofis Kullananlar Hangi Hizmetlerden Yararlanır?

Sanal ofis ne demek diye düşünen biri için en dikkat çekici detaylardan bir tanesi, söz konusu hizmetin sadece bir adres vermek ile sınırlı kalmamasıdır. Söz konusu sistemi kullananlar, gereksinim duyduklarında farklı hizmetlerden de faydalanabilir. Örneğin size ait bir şirket adresi gösterilirken, o adrese gelen tüm gönderiler düzenli biçimde teslim alınır.

Posta veya kargo gibi evrakların size ulaştırılması sürecinde herhangi bir aksama yaşanmaz. Dilerseniz söz konusu evraklar tarafınıza yönlendirilir, isterseniz belirli aralıklarla gelip teslim alabilirsiniz. Bununla beraber telefon trafiğini yönetmekte zorlanan kimseler için özel çağrı yanıt hizmetleri de devreye girer. Adınıza gelen aramalar belirlediğiniz şekilde karşılanır ve sizinle paylaşılır. Böylelikle müşterileriniz veya iş ortaklarınız size ulaşamadığında dahi kurumsal bir izlenim devam eder.

Toplantı alanı desteği de bulunur. Yüz yüze görüşme yapmak istediğinizde belirli saatler arasında ofis odalarını kullanabilirsiniz. Söz konusu imkan ofis ortamı oluşturmadan profesyonel bir alan yaratmak isteyenler için oldukça işlevseldir. Tüm bu hizmetler, farklı iş kollarına veya gereksinimlere göre şekillenir. Sanal ofis ne demek sorusunun karşılığı, sadece ofis kahramanı değil aynı zamanda yeni nesil bir iş yapma anlayışını da içinde barındırır.

Bazı kişiler için muhasebe desteği veya evrak arşivleme gibi ek hizmetler de sürecin bir parçası haline gelir. Dilerseniz şirket kuruluş aşamasında rehberlik alabileceğiniz gibi sadece adres kullanımına da odaklanabilirsiniz. Hangi hizmetten yararlanacağınız tamamen sizin gereksinimlerinize ve çalışma düzeninize bağlıdır.

Sanal Büro Nedir ve Neden Tercih Edilir?

Sanal büro nedir diye düşünüyorsanız, söz konusu kavramın geleneksel ofis anlayışının dışına çıkan bir çalışma modelini temsil ettiğini bilmeniz gerekir. Fiziksel bir ofiste bulunmadan işlerinizi yürütebileceğiniz bu sistem, özellikle mobil çalışanlar veya ofise ihtiyaç duymayan işletmeler için dikkat çeker. Şirket kurmak isteyen fakat sabit bir ofise yatırım yapmak istemeyen kişiler, bu yöntemle işe başlangıç yapabilir. Ofis kiralamadan, mobilya veya personel gibi ekstra masraflarla uğraşmadan profesyonel bir iş adresine sahip olabilirsiniz.

Tercih sebeplerinden biri de resmi işlemlerde gereksinim duyulan şirket adresinin kolayca karşılanabilmesidir. Vergi dairesi, ticaret odası veya banka gibi kurumlarda gösterilmesi gereken adres bilgileri, bu sistemle beraber kullanılabilir. Bu sayede ev adresinizi kurumsal alanlarda paylaşmak zorunda kalmazsınız. Aynı zamanda dilediğiniz yerden çalışmaya devam ederken işinizin yasal altyapısını da oluşturmuş olursunuz. Girişimcilik yolculuğuna yeni başlayan biri iseniz veya işinizi farklı şehirlerde büyütmek istiyorsanız bu yaklaşım işinizi kolaylaştırır.

Geleneksel ofise kıyasla daha esnek bir düzen sunan bu sistem zaman ve bütçe açısından hafiflik yaratır. Bununla beraber farklı şehirlerde birden fazla büroya sahipmiş gibi görünebilir müşteri kitlenizi buna göre şekillendirebilirsiniz. Söz konusu yöntem, işinizi büyütme aşamasında size fazladan hareket alanı kazandırır. Fiziksel ofiste bulunmadan da kurumsal bir izlenim yaratmak isteyenler için son derece işlevsel bir model haline gelir.

Sanal Ofis Kullanılırken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Sanal ofis kullanırken her şeyin kolay ve zahmetsiz olacağını düşünmek ilk etapta cazip görünür. Fakat söz konusu sistemden verim alabilmek için dikkat etmeniz gereken bazı detaylar bulunur. Öncelikli olarak tercih edeceğiniz adresin ticaret siciline uygun olması gerekir. Aksi takdirde şirket kuruluş sürecinde veya resmi başvurularda çeşitli aksaklıklarla karşılaşabilirsiniz.

Söz konusu adresin gerçekten faaliyet gösteren bir yerde bulunması sizin açınızdan süreci güvenli hale getirir. Sözleşme yapmadan önce hizmetin tam olarak neyi kapsadığını ayrıntılı biçimde incelemeniz faydalı olur. Adres kullanımı dışında telefon karşılama, toplantı odası erişimi veya kargo takibi gibi hizmetler her yerde aynı düzeyde sunulmaz. Bu sebeple beklentilerinizi netleştirmeniz ve gereksinimlerinize uygun olan seçeneği belirlemeniz gerekir.

Sözleşme süresi, iptal koşulları veya hizmetin hangi saatlerde geçerli olduğu gibi detayları da göz ardı etmemeniz gerekir. Bununla beraber sunulan adresin konumu da iş dünyasındaki imajınızı etkiler. Merkezi bir bölgede yer alan bir adres, ilk izlenim açısından size katkı sağlar. Aynı zamanda kargo veya tebligat gibi işlemlerin düzenli takip edilip edilmediğini de öğrenmelisiniz.

Görüşme alanı gibi fiziksel kullanım hakları varsa, söz konusu alanların ne sıklıkla ve hangi kurallarla kullanılabildiğini önceden öğrenmeniz önemlidir. Ofise gelen misafirleriniz için nasıl bir karşılama yapıldığı da profesyonel izleniminiz açısından fark yaratır. Hangi detayların hizmet kapsamında olduğunu netleştirerek sonradan yaşanabilecek kafa karışıklıklarının önüne geçebilirsiniz. İşinizin sorunsuz yürümesi adına tüm bu detaylara dikkat etmek sağlıklı bir başlangıç yapmanızı sağlar.

İstanbul’un en prestijli konumunda bir ofis adresine sahip olmak, toplantı, evrak takibi gibi işlemlerinizi takip edebilmek için LeventOfis’ten destek alabilirsiniz.